La gestión por procesos consiste en un sistema de gestión organizacional, basado en criterios de Calidad Total y se centra en los resultados de los procesos propios de cada organización.

Permite evidenciar las fortalezas y debilidades del sistema, determinar qué procesos son necesarios rediseñar o mejorar, establecer prioridades de mejora, asignar responsabilidades explícitas sobre los procesos, aumentar la capacidad de la organización para crear valor y, sobre todo, crea un contexto favorable a la implantación y mantenimiento de planes de mejora continua.

En la estructura de la gestión por procesos puede distinguirse hasta tres nivel, son:

a. Macroproceso: conjunto de procesos relacionados entre sí que persiguen un objetivo común, representan las actividades típicas de la organización y sirven de apoyo al logro de la estrategia corporativa.

b. Proceso: conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que se ejecutan para transformar unos insumos en productos o servicios, aportando valor añadido al usuario al que van dirigidos. Podemos distinguir varios tipos:

o Procesos estratégicos: son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de grupos de interés.

o Procesos clave: son aquellos procesos orientados a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos y las estrategias de una organización, junto los requerimientos del usuario.

o Procesos soporte: son los procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios.

c. Subproceso: agrupación lógica de actividades secuenciales que contribuyen al objetivo del proceso.

Los principales componentes de la gestión por procesos son:

• La identificación de los procesos.
• La coordinación y el control del funcionamiento de la organización.
• La gestión de la mejora de los procesos.
• La definición de un sistema de información para el seguimiento de los resultados.

Un mapa de procesos es un inventario gráfico de los procesos de una organización. Toma como punto de partida los macroprocesos que constituyen la cadena de valor, y los desagrega en niveles inferiores, con el fin de identificar claramente los procesos y subprocesos que lo conforman y la forma como operan.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo. Les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.