EFQM

Tras una primera fase que consiste en planificar y constituir los diferentes comités que participarán en cada una de las fases (Comité de autoevaluación y comité de Expertos Externos), preparar toda la documentación que será necesaria y determinar la metodología a emplear, comienza la etapa de Autoevaluación.

En esta etapa se pueden utilizar un buen número de metodologías, siendo la más extendida por su facilidad de uso, el cuestionario, que además se adapta a la gran mayoría de las empresas.

Mediante esta metodología, se plantean cada uno de los criterios y subcriterios que veíamos en artículos anteriores en forma de preguntas, de modo que es fácil visualizar los cada una de las áreas de mejora existentes siempre y cuando se haya desarrollado una buena recogida de información de base por parte del comité.

Parte de las funciones del comité de Autoevaluación consiste en hacer partícipes a todos los integrantes de la organización en el proceso de evaluación e implicarlos con la mejora contínua, de modo que la atención a las personas que están siendo evaluadas es clave.

Como en cualquier evaluación de las personas, estas son susceptibles de tomar esta como una intromisión, de modo que el dejar perfectamente claros los objetivos de la evaluación y el realizar esta con empatía y objetividad, es clave.

Para evitar errores, suspicacias y fallos por mal entendimiento, se debe hacer público el borrador del informe de Autoevaluación a cada departamento, de forma que puedan hacer las sugerencias necesarias y corregir posibles inexactitudes que luego llevarán a que el proceso de mejora no sea del todo útil.

Respecto al propio Informe de Autoevaluación, ha de estar redactado conforme a las directrices y partir de la información de base que recaba el Comité de Autoevaluación en su fase inicial, es decir, debe ser pertinente, contar con información contrastada y ser objetivo, sin embargo, ha de contar con un alto índice de participación y ser consensuado por todos los miembros.

En este informe se han de detallar las fortalezas y debilidades más destacadas y en relación a las mismas, desarrollar las acciones de mejora que se deben poner en práctica para potenciar las fortalezas y eliminar los puntos débiles.

Estas propuestas de mejora se han de incluir en los anexos del informe de Autoevaluación junto con otra información complementaria y fuentes de datos utilizadas entre otra información relevante.

El apartado de anexos donde se recogen estas propuestas de mejora se preceden de una presentación del informe en la que se explica el contexto, la formación del comité, sus integrantes, el periodo de autoevaluación, la metodología seguida y establecer un marco sobre el que centrar este informe de Autoevaluación con el objeto de que cualquiera sea capaz de comprender el informe completo.

El núcleo del Informe estará compuesto del propio análisis de situación con una estructura basada en los criterios.

Desarrollar este modelo conlleva una considerable cantidad de información que gestionar de forma documentada, así como una planificación y unos objetivos que han de ser medidos en consecución y tiempo de ejecución para que el Modelo EFQM resulte rentable. Por este motivo es de gran ayuda contar con herramientas adecuadas.

ISOTools pone a disposición de las empresas comprometidas con la excelencia las herramientas y el conocimiento necesarios para desarrollar con éxito este modelo y, aplicando las acciones de mejora correspondientes, conseguir una buena puntuación que acredite la excelencia de la organización.