Norma ISO 14001

Establecer un Sistema de Gestión Ambiental según especifica la norma ISO 14001 favorece la comunicación entre los trabajadores de una entidad y las personas ajenas a la misma. Asimismo, ayuda a realizar y controlar la documentación necesaria.

Comunicación

Cada empresa tiene sus propias vías de comunicación, pueden estar más o menos estructuradas para trabajar a nivel interno y externo. Teniendo en cuenta cómo se lleva a cabo la comunicación interna de una empresa, la comunicación entre los diferentes niveles de una organización es muy diferente entre sí.

Para que una organización trabaje bien, es importante que las instrucciones de trabajo se transmitan e informen a la persona encargada de una forma clara. Pero no solo a ella sino también la persona que ha dado la instrucción de dicho trabajo, debe conocer a la perfección las ventajas e inconvenientes que conllevan su implantación.

Otro factor a tener en cuenta es que el sistema de comunicación establecido en una entidad sea conocido por los trabajadores, fácil de utilizar y eficaz para actuar ante situaciones de emergencia.

Si nos basamos en las comunicaciones externas, los requisitos de la norma ISO14001 indican que se deben mantener actualizados los procedimientos oportunos para recibir, documentar y responder a las comunicaciones importantes con respecto a las personas interesadas.

Pero para ello, debemos plantearnos dos preguntas:

• ¿Quiénes son las partes interesadas?
• ¿Qué comunicaciones pueden ser relevantes?

Las partes interesadas pueden abarcar desde entidades oficiales, medios de comunicaciones, asociaciones culturales, grupos financieros, etc.

Mientras tanto, las comunicaciones relevantes son cuestiones que aborda cada organización. En concreto, la alta dirección o los responsables encargados de decidir la procedencia de dichas comunicaciones como su contenido.

Documentación del Sistema de Gestión Ambiental

Tiene que haber suficiente documentación para poder describir todos los elementos que componen el sistema y la relación que guardan unos con otros. Además de orientar sobre los documentos de referencia.

La documentación puede hallarse de forma independiente o integrada con otra documentación de otros Sistemas de Gestión que se encuentran implementados en la organización.

Es necesario desarrollar referencias y vínculos con otras documentaciones relacionadas, las cuales han sido explicadas previamente. Como pueden ser organigramas, información de procesos o planes de emergencia, entre otros.

La norma ISO-14001 ofrece flexibilidad a la empresa para que establezca, según sus características, la documentación necesaria para componer su Sistema de Gestión Ambiental.

En ocasiones, deberíamos preguntarnos si la norma establece documentos clarificadores y explícitos. Si así fuera, solo se pueden utilizar aquellos documentos que ya se tengan de otros Sistemas de Gestión.

Control de la documentación

La empresa tiene que establecer los procedimientos que controlen la documentación y aseguren la localización y disposición de los puntos necesarios, para realizar su revisión, aprobación, identificación y conservación durante los periodos concretados por la norma ISO 14001.

La documentación debe ser legible, tener la fecha y estar conservada de una forma adecuada para que pueda localizarse fácilmente.

Se deben incluir los documentos de aplicación del sistema aunque no hayan sido realizados por la empresa. Estos son documentos externos a la empresa como pueden ser disposiciones legislativas, etc.

Control operacional

Nuestra atención debe centrarse, principalmente, en el correcto funcionamiento ambiental.

En ese apartado nos vamos a centrar en este momento:

• El control y observación de las operaciones y actividades que se encuentran asociadas a los aspectos significativos identificados y conformes a la política ambiental establecida, los objetivos y metas.

El nivel de control de operación se puede hacer extensible a todas las actividades que se encuentran relacionadas con:

• Apuntes o cuestiones ambientales significativas.
• Requisitos de cumplimiento legal.
• Procesos de prevención de la contaminación.
• Ejecución de objetivos y metas.

Para ello, la empresa debe programar las actividades, su mantenimiento y garantizar que se desarrollan bajo las condiciones fijadas.

Para llevarlo a cabo, es necesario utilizar procedimientos documentados, instrucciones de operaciones o protocolos de actuación y definir los parámetros decisivos de la gestión ambiental.

Se pueden usar instrucciones puntuales de nuestro Sistema de Gestión Ambiental o documentos que provengan de producción, mantenimiento u otros, siempre y cuando la implantación permita el control de todos los valores o niveles ambientales que se encuentran conexionados al proceso.

Podemos hacer uso de diagramas de flujo y otras herramientas de ayuda que hayan sido elaboradas para la realizar la evaluación inicial.

Planes de emergencia y capacidad de respuesta

Los planes de emergencia nos aporta:

• Conocer los accidentes destacables y las situaciones de emergencia.
• Reducir la frecuencia de los accidentes.
• Disminuir la posibilidad de que sucedan.
• Minimizar las consecuencias.
• Trabajar de forma adecuada una vez que haya culminado el análisis de las consecuencias ocasionadas.

Es necesario contar con procedimientos de identificación y respuesta que reconozcan los riesgos con repercusiones asociados a nuestra actividad, los diferentes puntos en los que deben materializarse y el personal que existe en cada departamento.

Establecer también la ocupación de responsables y su cometido ante la situación de emergencia, las distintas vías de comunicación interna y externa necesarias, la localización de los medios necesarios para dar respuesta a cada situación además de contar con instrucciones de indicadores de evaluación.

Las técnicas y los planes de emergencia tienen que controlarse cada cierto tiempo, cuando se crea preciso y siempre después de algún incidente. Los trabajadores deben haber recibido la formación necesaria para evitar accidentes.