Norma ISO 14001

La norma ISO 14001 ofrece los requisitos necesarios para que una entidad pueda implementar un Sistema de Gestión Ambiental de una forma eficiente.  Para ello será necesario que los empleados de la organización cuenten con las competencias y responsabilidades pertinentes, todo ello se puede lograr a través de una formación adecuada.

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Estructura y responsabilidades

Por norma general, los encargados de los Sistemas de Gestión Ambiental en las entidades son técnicos especializados. La implementación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001 nos ofreceun nuevo esquema organizativo (muy parecido en sus características al instaurado por la normativa ISO 9001) en el que se hace hincapié en la participación de todos los empleados que forman parte de la entidad en el Sistema de Gestión Ambiental en vez de involucrar sólo a las personas especializadas en el tema. Por esta razón, hablamos de que todos los miembros de la empresa deben participar activamente de este sistema y comprometerse.

Según la ISO 14001, el Sistema de Gestión Ambiental debe contar con un representante que sea visible para toda la entidad aunque las funciones en cuanto a las responsabilidades ambientales no deben, bajo ningún concepto restringirse, a esta función.

Los altos cargos de la empresa deberán ser los primeros en comprometerse y en tomar conciencia con el Sistema de Gestión Ambiental y este compromiso debe transmitirse a todos las áreas y departamentos de la entidad.

Todo el personal de la organización tiene que cumplir y rendir cuentas sobre su área de trabajo, entre los que se incluyen los operarios base y los mandos intermedios.

Si la organización ya cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad basado en el estándar ISO9001, la persona que se encuentra como responsable del Sistema de la Calidad puede convertirse en el encargado ideal para asumir la responsabilidad del nuevo Sistema de Gestión Ambiental, siempre y cuando haya recibido la necesaria formación para cumplir con dicha función.

A su favor, este responsable se encuentra ya familiarizado con las normas ISO con las que cuenta, ya que tiene  experiencia gracias al SGC.

Además, para la entidad resulta muy beneficioso que sea la misma persona la encargada de llevar a cabo las funcionalidades en calidad y medio ambiente.

Las funciones específicas que debe tener en cuenta el responsable del SGA sobre medio ambiente son las siguientes:

• Efectuar la coordinación del desarrollo y el control de todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión Ambiental.
• Comunicar a la alta dirección de la organización sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.
• Garantizar que se lleva a cabo la mejora continua.
• Dirigir todos los días las cuestiones ambientales que surjan en la organización.
• Tiene que realizar un seguimiento de la actuación ambiental de la organización.
• Asegurar que se cumple la legislación ambiental.
• Realizar la política ambiental de la organización.
• Fijar cuáles serán las metas y objetivos.
• Dar formación y sensibilizar a toda la organización sobre el cuidado del medio ambiente.
• Tiene que identificar las expectativas ambientales que tiene los clientes de la entidad.
• Debe determinar cuál será la actuación ambiental de los proveedores.

Cuando se quiere llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental se debe comenzar, a la misma vez, el compromiso e implicación de todos los departamentos que conforman la entidad hacia la mejora del medio ambiente. Las responsabilidades deben repercutir en personas que, tradicionalmente, no las solían considerar estas tareas como suyas.

Las empresas de pequeñas dimensiones no tienen diferenciados sus departamentos. El personal que trabaja en este tipo de empresas está dedicado, mayoritariamente, al servicio y las funciones sobre finanzas, recursos humanos, etc.

Los propietarios de estas actúan como gerentes de la misma. La flexibilidad que presenta este tipo de empresas puede favorecer la implementación del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001, aunque la visión que se le debe dar tiene que ser poco burocrático y muy práctico. Buscar asesoramiento de personal experimentado puede ayudar mucho a que el sistema se implemente con éxito.

Los elementos obligatorios a la hora de implementar un Sistema de Gestión Ambiental en cualquier tipo de empresa serán:

• Es necesario definir y documentar las responsabilidades, funciones y autoridades sobre el medio ambiente.
• Debe definir recursos humanos, financieros y tecnológicos esenciales, esto requiere que la alta dirección disponga de los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental.
•  Se deben nombrar a uno o más de uno responsables del SGA (dependiendo  del tamaño de la entidad), con las siguientes funciones:

– Garantizar  que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentre establecido e implementado de acuerdo a los requisitos.

– Mantener informada a la gerencia de la empresa con el fin de optimizar el funcionamiento del SGA.

Podemos realizar unas recomendaciones prácticas:

• Convendría establecer responsabilidades en todos los niveles de la empresa.
• No es obligatorio pero si muy recomendable el crear un nuevo departamento.
• La misma persona responsable de otros Sistemas de Gestión puede encargarse del Sistema de Gestión Ambiental.
• Se recomienda incluir funciones ambientales dentro de las descripciones de los puestos de trabajo de la organización.

Formación y competencia personal

La formación que propone la norma ISO14001 no puede ser considerada como un paso más o una básica tramitación. Para que todos los empleados puedan contribuir a la mejora del medio ambiente y ofrezcan una respuesta a las situaciones o problemas a los que se pueden enfrentar, necesitan conocer los conceptos básicos y adquirir nuevas habilidades.

Podemos diferenciar tres objetivos básicos que se encuentran muy relacionados entre sí:

• Todos los trabajadores de la entidad deben sensibilizarse con el medio ambiente.
• Se debe realizar formación general a todos los empleados sobre la gestión ambiental.
• La competencia profesional de las funciones realizadas.

Podemos realizar el siguiente diagrama con todos los requisitos sobre la formación de los empleados:

Los puntos obligatorios a seguir a la hora de realizar el programa de formación y sensibilización son los siguientes:

• Deben identificarse todas las necesidades de formación sobre medio ambiente.
• Proporcionar la necesaria formación a los colaboradores que se encuentren relacionados con los impactos significativos.
• Tienen que elaborar procedimientos de formación para que cada empleado conozca la importancia del cumplimiento de su política, de los requisitos y los procedimientos del SGA, los impactos significativos asociados a su actividad y las consecuencias de no seguir los procedimientos.
• Es importante determinar la competencia profesional de las funciones especializadas.