ISO 14001

Los documentos del Sistema de Gestión Ambiental fundamentados en la norma ISO-14001 no tienen que ser confundidos con “papeles” que tienen información más o menos valiosa, sino que tienen que verse como documentos vivos que tienen que ser aprobados por el responsable, que son revisados cada cierto periodo de tiempo y, cuando dejan de tener vigencia, son sustituidos y destruidos por otros.

Tenemos que destacar que, aunque el control de la documentación sea necesario para garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental, la intención principal de la entidad tiene que ser la implantación y el correcto funcionamiento de la Gestión Ambiental.

A continuación veremos cómo se tiene que tratar la documentación del SGA:

Los documentos del Sistema de Gestión Ambiental evolucionan a lo largo del tiempo, en la medida en la que se van insertando modificaciones para mejorar el funcionamiento del sistema. Esto es una de los puntos clave de la mejora continua en la actuación ambiental de la organización.

Este es el motivo por lo cual es fundamental mantener al día la documentación, lo que se insiste reiteradamente en la norma ISO 14001.

Dicho requisito es uno de los más temidos dentro del modelo de ISO 9001 por lo que produce una gran cantidad de trabajo administrativo y burocrático. En el momento en el que la empresa quiere certificarse suele provocar un elevado número de No Conformidades. En la norma ISO-14001 puede ser que no tenga la misma importancia, aunque puede ocasionar a la vez muchos problemas. La empresa tiene que prohibir la utilización de fotocopias no autorizadas de todo documento del SGA.

Para poder satisfacer este requisito se tiene que llevar a cabo el llamado árbol documentado, es decir, se debe establecer una relación jerárquica entre los distintos documentos del sistema. Así cuando un documento se ve sometido a una modificación es fácil detectar los documentos de orden inferior que tendrán que adaptarse a este cambio.

Se debe elaborar una lista de distribución de documentos. De esta manera se facilitan las versiones actualizadas a los sujetos que sean necesarios y se retiran los documentos sin vigencia.

Se recomienda utilizar aplicaciones informáticas que simplifiquen la realización de las tareas de rutina para controlar así la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.

Los puntos obligatorios a elegir son:

• Determinar los procedimientos que garanticen que todos los documentos del sistema se encuentren fácilmente localizables, se examinan, se revisan y son aprobados por el personal autorizado.
• Las condiciones que debe cumplir la documentación es que sea fácilmente legible e identificable, e incluso que establezca todas las responsabilidades acerca de la creación y modificación de cada tipo de documento.

Las recomendaciones prácticas a llevar a cabo son:

• Se tienen que emplear a fondo en la utilización del sentido común y el realismo.
• Utilizar los códigos mnemotécnicos que posibiliten las referencias entre los documentos.
• Se tienen que elaborar listas de distribución de documentos.
• Se utilizan aplicaciones informáticas adecuadas para todo el proceso.
• Se debe integrar el control de la documentación con otros Sistemas de Gestión.

Control operacional

El control operacional es uno de los requisitos más complicados de interpretar de la norma ISO14001. Se debe abordar desde el sentido común, intentando eludir las interpretaciones excesivamente estrictas que pueden causar un exceso de burocracia y nula operatividad.

En el flujograma siguiente podemos ver el proceso completo:

El control operacional agrupa a todo el conjunto de procedimientos y controles fundamentales para el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental fundamentado en la norma ISO-14001, por lo que tendrán que estar documentados en todo caso. Se tiene que poner especial énfasis en los impactos ambientales que sean importantes y se encuentren relacionados con la política ambiental para poder asegurar:

• La mejora continua
• La prevención de la contaminación
• El logro de objetivos y metas
• El cumplimiento de la legislación

La norma ISO 14001 también tiene que tener en cuenta el conjunto de medidas necesarias para asegurar que las operaciones y actividades clave se realizan bajo las condiciones determinadas por la organización. Se tiene que definir las medidas de control que sean aplicables a cada una de las actividades relacionadas con los aspectos ambientales significativos, ya sean tomando medidas correctoras o preventivas, pero siempre sin descuidar el autocontrol y la supervisión.

Las actividades que se realizan haciendo referencia a los aspectos ambientales significativos deben tener un adecuado funcionamiento para así poder alcanzar los objetivos marcados por la empresa. Se tienen que incluir las actividades ligadas a los procesos propios, como pueden ser los aspectos ambientales relacionados con proveedores y subcontratistas.

Los distintos procedimientos que están relacionados con el control operacional pueden llegar a ser muy grandes.

Cuando la complejidad de las actividades requiere la necesidad de descender un paso más en la escala documental y producir instrucciones técnicas específicas para cada caso.

Los aspectos preceptivos a tener en cuenta son:

• Identificación de los aspectos ambientales significativos que estén asociados a los bienes y servicios.
• Se tienen que identificar todas las actividades asociadas a los aspectos ambientales significativos.
• Se tienen que planificar las distintas actividades para garantizar que se llevan bajo las condiciones preestablecidas.
• Se deben elaborar procedimientos que cubran las situaciones en las que se pueden producir desviaciones en función de la política ambiental, objetivos y metas.
• Se tienen que establecer criterios operaciones en los procedimientos.
• Los procedimientos y los requisitos aplicables a los proveedores tienen que ser trasmitidos.
• Punto crítico: es el número de procedimientos que serán necesarios y que dependerá de la complejidad de las actividades.
• Cuando sea posible, adaptar la documentación existente.
• Se tiene que intentar cubrir al máximo todas las situaciones con cada procedimiento que se encuentre documentado.
• Existen organizaciones que cuentan con Sistemas de Gestión de la Calidad según la norma ISO 9001 que deberán adaptar todos sus procedimientos de calidad que se encuentren relacionados con el control operacional, es decir, el control de los procesos, las compras y otros.