Sistema de Gestión Ambiental

La norma ISO 14001 y la ISO 9001 exigen que se tenga documentación formal del Sistema de Gestión, lo que sí que puedes decidir es el formato en el que deseas tener la información del sistema.

La norma ISO14001 nos indica que será necesario establecer una descripción de los elementos básico del Sistema de Gestión Ambiental.

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Los documentos de un SGA suele utilizar 4 tipos de documentos.

• Manual del sistema que proporciona una pequeña descripción del SGA.
• Todos los procedimientos del Sistema.
• Se establecen las instrucciones, los registros y los formularios que apoyan al Sistema de Gestión Ambiental.
• El tipo de formato en que se presenten todos los documentos, que dependerá del tipo de organización.

Manual del Sistema de Gestión

El principal objetivo perseguido por dicho manual es utilizar como medio de comunicación la política de la organización, en la que se identifican todos los elementos de la calidad y del medio ambiente que se incluyen en el Sistema de Gestión Integrado, además definen quien tiene la responsabilidad sobre el Sistema de Gestión Ambiental.

La ISO-14001 no exige que un documento que presenta nivel 1 se amolde a la forma manual. Lo que sí que establece la norma ISO 14001 es que las empresas tienen que describir los distintos elementos básicos del SGA en formato electrónico o en papel. El estándar ISO 9001 exige que se describa el sistema para adoptarlo de forma manual, por lo que en un Sistema Integrado en su totalidad será necesario utilizar la forma manual.

El manual del sistema de gestión genera todas las bases que se pueden utilizar para realizar los procedimientos y los instructivos. Se tiene que identificar todos los requisitos específicos de cada norma que se contralan gracias a los procedimientos o a las instrucciones de trabajo, se tiene que generar referencias de  los procedimientos para que todo el mundo que desee encontrar los procedimientos pueda hacerlo de una forma rápida, evitando que pierda tiempo valioso para la organización.  No hay un formato estándar para el manual del Sistema de Gestión, aunque sí que es necesario que incluyamos los siguientes apartados:

• Índice de materias:  en todos los manuales de calidad se tiene que establecer ciertos elementos del sistema de gestión dentro de un orden que es usado por la norma ISO 9001. Con mucha frecuencia, el sistema de numeración es mantenido para integrar la norma ISO14001 dentro del manual del Sistema de Gestión de Calidad ya existente. El estándar ISO-14001 utiliza una serie de números, es posible que las personas que los lean presenten dificultades para entenderlos ya que pueden entrar en conflicto el manual que ofrece la norma ISO 9001 y el que ofrece la norma ISO 14001.
• Política de calidad: la política de calidad es utilizada para trasmitir los diferentes compromisos que han obtenido la empresa en función al medio ambiente y la calidad, por lo que genera diferentes directrices al realizar la implantación de los sistemas de gestión.
• Política ambiental: en la política ambiental que establece la empresa se compromete a prevenir la contaminación del medio ambiente y además, establece un marco que condiciona la fijación de los objetivos y las metas ambientales.
• Estructura organizativa: se tiene que describir la entidad en la que se aplicará el Sistema de Gestión y si puede ser necesario que se defina con mucha claridad las diferentes unidades funcionales que se encuentran fuera de la zona de aplicación.
• Autoridades y responsables: se debe identificar el cargo de la persona que tiene la clave para el sistema y conocer las responsabilidades que han sido definidas en el sistema de gestión, por lo que se debe tener en cuenta todo esto a la hora de implantar un Sistema de Gestión Integrado.
• Elementos del Sistema: se describen todos los elementos que exigen la ISO14001 y la ISO 9001.
• Referencias: hay que identificar la documentación que se asocia para que la persona que lo lea pueda conocer los detalles adicionales en caso de que fuese necesario. Se debe incluir los diferentes procedimientos en el ámbito del Sistema de Gestión, los instructivos y otros documentos. Pueden existir diagramas de flujo de los procesos que se realizan en la organización y pueden ser utilizados como apoyo a la hora de implementar el sistema de gestión.

El manual debe reflejar el sistema propiamente dicho, es decir, es un sistema único para la empresa. Muchas empresas utilizan un manual genérico realizado por un asesor o cogen el manual de otra empresa, al que realizan algunas modificaciones. Esto es un error, ya que dichos manuales no establecen fielmente las prácticas que la organización realiza de una forma real y es por esto, que no se describe el sistema que ha sido implantado. El manual tiene que ser un fiel reflejo del compromiso de la empresa y tiene que describir con bastante precisión el modelo que la empresa quiere implementar.

Las empresas que ya tiene un certificado en ISO 9001, normalmente utilizan el manual de calidad que tienen implementado como base para realizar el nuevo manual para el Sistema de Gestión Integrado. En vez de hacer uno nuevo, se introduce texto en las zonas en las que sea necesario para ampliar el contenido y se asegura de que se aborden todos los elementos del Sistema de Gestión Ambiental que se exigen por la norma ISO-14001. La gran ventaja que ofrece este método es que un único manual tenemos disponibles los requisitos de las dos normas.

Existen diferentes inconvenientes:

• Se suele conservar los números de sección del manual original, correspondiendo a los apartados de la norma ISO 9001 no siendo los mismos que los de la norma ISO 14001.
• Genera confusiones entre los  usuarios que se encuentran familiarizados con la situación de los apartados de la norma ISO14001, llegando incluso a no encontrar la información que buscan.

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