Sistema de Gestión Ambiental

El objetivo perseguido por un procedimiento en la norma ISO 14001 es poder garantizar que la actividad que realiza en la organización se encuentra perfectamente controlada.

La norma ISO 14001 establece que todas las empresas deben colaborar a la hora de documentar todos los procedimientos, siempre que tenga coherencia con los requisitos que establece dicha norma. Se pueden utilizar los siguientes ejemplos de procedimientos documentados:

• Revisión del contrato.
• Controlar la documentación y los datos.
• Controlar y verificar el diseño del producto.
• Estar conforme con el producto adquirido.
• Identificar los productos.
• Identificar cada producto individual.
• Verificar, almacenar y mantener los productos que han sido facilitados por los clientes.
• Controlar los procesos de fabricación, instalación y servicio posventa.
• Inspección y ensayo de recepción.
• Controlar los productos que presenten no conformidades.
• Tomar medidas correctoras.
• Tomar medidas preventivas.
• Calibrar y mantener los equipos en perfecto estado ante cualquier inspección.
• Manipular, almacenar, embalar, conservar y entregar los productos satisfactoriamente.
• Identificar, recoger, acceder, almacenar, mantener y eliminar los registros.
• Identificar las necesidades de capacitación de los trabajadores.
• Planificar y realizar auditorías internas de calidad.
• Ofrecer suficiente formación.
• Implantar técnicas estadísticas.
• Realizar actividades de servicio posventa.

El Sistema de Gestión Ambiental basado en ISO 14001 establece que las empresas tienen que llevar a cabo y mantener de forma actualizada todos los procedimientos. El estándar ISO 14001 específica que los procedimientos que se tienen que documentar en tres cláusulas, que son:

• Criterio de operaciones y mantenimiento para llevar a cabo ciertas actividades asociadas a los aspectos ambientales significativos.
• Medir y seguir todas las actividades que puedan desembocar un impacto significativo sobre el medio ambiente.
• Realizar la evaluación del cumplimiento de la ley ambientalque le compete.

Las demás menciones que se realicen por parte de la norma ISO 14001 hacen referencia a los procedimientos y no a los procedimientos documentados, la diferencia entre ambas es la intencionalidad de dar respuesta a la preocupación que existe de que la norma ISO 14001 se pueda convertir en un simple ejercicio burocrático.

Para evitar que esto suceda con la norma ISO 14001 las personas que redactan los procedimientos en la organización tienen que decidir por la cantidad de documentos que serán necesarios para garantizar los recursos de diseño y la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental eficiente.

La mayor parte de las empresas que han implando un Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001 tiene documentados los procedimientos aunque no sea obligatorio según la norma. La documentación una comprensión y una implantación de forma coherente en la organización, además garantiza que el SGA funciona de una forma eficiente para los empleados clave que no están presentes en la organización.

Las empresas que quieren realizar la integración total del SGA y el SGC deben documentar todos los procedimientos. Las empresa que aspiran a integrarlo de forma parcial sólo tienen que documentar los procedimientos que se consideran comunes de las dos normas, ya que todos los procedimientos exclusivos de la norma ISO 14001 no tienen por qué ser documentados de forma obligatoria.

Los auditores de las normas ISO aconsejan que se documenten los procedimientos, ya que así se puede garantizar la comprensión común y se puede garantizar la realización de  una implantación coherente en la empresa.

Cuando se quieren integrar las dos normas, ISO 14001 e ISO 9001, y ya se tiene procedimientos documentados prácticamente iguales, lo normal será generar uno solo que  se pueda utilizar para satisfacer a los dos grupos de requisitos. Los elementos que encontramos en la norma ISO 9001 e ISO 14011 tienen requisitos muy parecidos, por lo que se puede generar un único procedimiento:

Redacción de procedimientos

Lo primero que se debe considerar son los procedimientos necesarios. La mejor forma de hacerlo es generando un diagrama de flujo, en el que podemos encontrar reflejados los procesos principales de la organización. Esto hará mucho más fácil la realización de un recorrido secuencial por todas las operaciones de las empresas de principio a fin.

Una vez hecho esto, se deben examinar los procedimientos que aparecen en el diagrama de flujo para determinar si se requiere de la utilización de procedimientos específicos.

Finalmente, se debe comparar el diagrama de flujo completado con los requisitos que están incluidos en la norma ISO 14001. El diagrama de flujo se debe configurar en función de los procedimientos de las normas ISO. Si por algo los procedimientos específicos se encuentran ausentes deberán ser añadidos de inmediato. Lo normal es que el Sistema de Gestión Integrado cuente con unos 35-40 procedimientos.

Se puede obtener la conclusión de que el diagrama de flujo es una herramienta bastante importante para llevar a cabo procedimientos de los Sistemas de Gestión.

El segundo paso puede ser revisar si existen procedimientos para algún proceso identificado en el diagrama de flujo. Para cada procedimiento habrá que observar que los empleados lo pueden usar y documentar de forma fácil. En base a la experiencia obtenida se pueden incluir ciertos cambios y una vez que se han modificado los procedimientos se deben observar las formas en las que son utilizados los documentos, con lo que se puede continuar modificándolo hasta alcanzar el objetivo perseguido.

Los elementos que se incluyen en los procedimientos son:

• Encabezamiento: se introduce la información de identificación que exigen las normas ISO 9001 e ISO 14001.
• Objeto: se explica por qué se implementa el procedimiento.
• Campo de aplicación: son individuos a los que se aplican los procedimientos.
• Definiciones: se identifican todas las palabras desconocidas.
• Referencia.
• Procedimiento.
• Registros, formularios e informes.
• Diagrama de flujo: representa de forma gráfica todos los pasos que da el procedimiento.

Software ISO 14001

El Software ISOTools Excellence posibilita la integración de la norma ISO 14001 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.