ISO 9001

Dentro del proceso de transición a la nueva NMX ISO 9001, es muy importante contar con distintas herramientas que faciliten la focalización de los esfuerzos de las empresas en asegurar el total cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001.

Cuando se produce un cambio en la normativa de ámbito internacional y con el calado a nivel mundial de la ISO 9001, se visualiza una enorme oleada de preguntas para poder realizar la transición de una forma exitosa.

Nacen sugerencias y recomendaciones de distintos ámbitos desde una perspectiva experta que intenta tranquilizar a todos los interesados. Se recomienda realizar la transición hacía la ISO 9001:2015 o implementarla de forma directa utilizado la metodología GAP Análisis.

Esta herramienta se alimenta de distintos elementos que con los que van a poder conocer el escalón que existe entre el desempeño del actual Sistema de Gestión de la Calidad y los requisitos específicos de la nueva ISO 9001 2015. Se trata de una metodología de Diagnóstico, Priorización, Planificación y Reevaluación.

Existen dos versiones de este instrumento:

• Ámbito directivo: permite una proximidad inicial y de alto nivel en cuanto a las necesidades. Se focaliza en los aspectos de diagnóstico y priorización utilizándose para realizar la toma de decisiones desde el punto de vista de la gerencia respecto a la transición entre normas.
• Carácter detallado: se encuentra muy orientado a ayudar a los responsables y líderes de calidad durante todo el proceso de adaptación o de implementación de la nueva ISO 9001 2015. Se tendrá que hacer frente al diagnóstico de forma detallada, es decir, requisito a requisito por lo que las prioridades se detectarán con un enorme nivel de detalle. Se acompaña de un plan de acción y una reevaluación que puede destinarse a predecir el impacto de las acciones que se tienen que implementar o estimar el grado de cumplimiento y madurez cuando se ha ejecutado el plan de acción.

En las dos, se incluye toda la comparativa entre la norma ISO 9001 2008 y la ISO 9001 2015, siendo de gran ayuda para las organizaciones que ya tienen implementado un Sistema de Gestión de la Calidad o que hayan comenzado la implantación con la ISO 9001 2008 y tengan que hacer ahora el paso a la nueva norma ISO 9001 2015.

El GAP Análisis de ISO 9001 2015 se aplican a las empresas que no hayan tenido contacto previo con el Sistema de Gestión de la Calidad, sólo que lo más probable es que su rotura sea mayor que la que puedan tener empresas experimentadas en este ámbito.

El GAP Análisis cuenta con distintos bloques o apartados de la norma ISO 9001 2015 mediante los cuales se reflexiona sobre el cumplimiento o no de las exigencias de dicha norma. A grandes rasgos, nos ofrece una perspectiva de dónde flaquea la empresa en su Sistema de Gestión de la Calidad según el estándar de referencia, la norma ISO 9001 2015 y determinar en que se concentrar los esfuerzos para cumplir con los requisitos del estándar.

El GAP Análisis detallado se encuentra enfocado a enfrentar cada uno de los requisitos de la norma ISO 9001 2015 con el nivel de cumplimiento de la empresa. Para ello, establece ejemplos y referencias que ayuden a comprender uno a uno los requisitos y detectar si nuestra empresa cumple o no con todos los requisitos, es necesaria la aportación de una evidencia. Hasta aquí encontramos la parte de diagnóstico y detectar las necesidades.

Se quiere valorar el grado de implantación de cada apartado de la norma ISO 9001 2015 y conocer cuánto de cerca nos encontramos de la excelencia de la empresa en materia de Gestión de la Calidad. Esto se hace mediante la medición del grado de madurez de nuestra implantación de cada uno de los requisitos que se inspiran en la escala que contempla la norma ISO 9004 en su Anexo A de Herramienta de Autoevaluación.

En el Anexo A, se toman como referencia 5 niveles diferentes de madurez en los que la empresa puede encontrarse en función de la eficiencia y la eficacia de su desempeño. El nivel más bajo es el 1 que se corresponde con la línea base y en función de ésta se pueden ir aumentando los niveles hasta llegar al nivel 5, en el que se habla de las mejores prácticas para determinar un criterio.

Para el GAP Análisis detallado todos los niveles de madurez se corresponden con los diferentes porcentajes de cumplimiento:

• 0% No existente, no implementado
• 25% Establecido (y documentado)
• 50% Implementado (hay evidencias iniciales)
• 75% Mantenido (hay registros existentes)
• 100% En mejora continua (alto nivel de madurez)

Con esto, el valor asignado a la madurez del cumplimiento de los requisitos, contribuyendo a conocer el grado de cumplimiento de cada apartado de la norma ISO 9001 y, como consecuencia, puede fijar diferentes prioridades en cuando a la focalización de esfuerzos del plan de acción a implementar.

A partir de aquí, se encuentran todos los elementos del plan de acción. Se asocia a cada requisito además, se deben definir las acciones, los responsables, los recursos y las fechas, por lo que el GAP Análisis es también una herramienta de planificación sobre cómo migrar de una versión a otra de la norma ISO 9001.

El elemento diferencial contra otras herramientas será la posibilidad de contar con una evaluación. Esta puede destinarse a predecir el impacto de las acciones a implementar o determinar el grado de cumplimiento y madurez una vez ejecutando el plan de acción. En el primer caso, tendremos una visión de los posibles logros de conseguir con las acciones propuestas y determinar si el esfuerzo a realizar merece la pena. En el segundo caso, estará claro de frente a la auditoría si estamos preparados para superarla.

Software NMX ISO 9001

Existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que realizan este trabajo de automatización de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad según NMX ISO 9001, aportando beneficios como resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en el medio ambiente, facilidad en la toma de decisiones, gestión del conocimiento o el ahorro de tiempos y costes.

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