Sistema de Gestión Integrado

La representación gráfica de un Sistema de Gestión Integrado de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 puede plantearse en forma de árbol.

Dicha estructura está compuesta por un tronco y tres ramas. Estas tres ramas representarían las distintas áreas de gestión que se desean integrar.

 

Con el tronco se correspondería el sistema de gestión común de las áreas de calidad, medioambiente y seguridad laboral. Este incluirá la política, los recursos, la planificación, el control de las actuaciones, la auditoria y la revisión del sistema.

Con cada una de las ramas se haría referencia a los elementos particulares de cada uno de los sistemas de gestión que se quieren implantar.

Las empresas que ya tienen un sistema de gestión implantado, siempre pueden ampliar su Sistema de Gestión Integrado con otras normas ISO, en referencia a la gestión documental. Para llevar esto a cabo la empresa debe aumentar el porcentaje de documentos con los que ya cuenta. Evitando con esta medida la duplicidad de los mismos.

 

Estructura

Un Sistema de Gestión Integrado cuenta normalmente con una estructura de la siguiente forma:

• Política de gestión integrada
• Organización
• Planificación
• Sistema de gestión integrada
• Capacitación y cualificación
• Documentación del sistema y control
• Implantación
• Evaluación y control del sistema integrado
• Mejora del sistema
• Comunicación

Es muy recomendable que las empresas lleven a cabo la implantación de un Sistema de Gestión Integrado en función de una norma que incorpore cada una de las especificaciones de los tres sistemas de gestión de una forma integrada.

Tanto la norma ISO 9001 como la norma ISO 14001 han sido revisadas y publicadas en septiembre del año 2015. Ambos estándares siguen el Anexo SL. Además, en un futuro la ya conocida OHSAS 18001 pasará a ser una norma ISO, la ISO 45001.

 

Requerimientos

Aquellas organizaciones que tengan en mente llevar a cabo la implantación de un Sistema de Gestión Integrado basado en las norma ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 y/u OHSAS 18001 deben de conocer que para lograr el cumplimiento de los objetivos previamente planificados, es necesario realizar las actividades o labores determinadas en el Plan de Integración.

 

Para llevar a cabo la implantación del Sistema de Gestión Integrado se necesita:

• Plantear la necesidad de documentación. Es esencial para poder ofrecer soporte a todas aquellas actividades involucradas en el proceso. Estas actividades ofrecen la posibilidad de cumplir los requisitos determinados por las diferentes normas que se desean aplicar en el Sistema de Gestión Integrado. Realizando así una búsqueda del nivel aproximado de integración que se desea.
• Informar e ilustrar. Toda empresa tiene la obligación de informar e ilustrar la sistemática, procedimiento o método necesario a todas aquellas personas que se van a ver involucradas en el cumplimiento de cada uno de los requisitos.
• Evaluación. Se debe verificar que todas aquellas acciones vinculadas a la documentación, información y ejecución posibilitan el cumplimiento de cada uno de los requisitos determinados durante el proceso de integración del Sistema de Gestión Integrado.

Para llevar a cabo esta evaluación se realizarán inspecciones o auditorias de carácter parcial,esto permitirá realizar los debidos ajustes. De esta forma se identificarán los posibles incumplimientos, así como la causa que provoca dicha situación.

Las personas más relevantes del proceso de integración del sistema de gestión son los coordinadores del proyecto y la Dirección. En el supuesto de que así se requiera por razón de tamaño y estructura de la empresa, se procederá a la creación de comités o equipos de trabajado. En estos comités o equipos de trabajo participarían los responsables de los diferentes departamentos involucrados.

Las funciones de este tipo de comité pueden resumirse de la siguiente forma:

• Llevar a cabo la definición de la dinámica del grupo
• Llegar a un acuerdo sobre las interrelaciones que se producen entre procesos
• Determinar los responsables y propietarios de los diferentes procesos y que papel van a desarrollar en el proceso de integración
• Definir una estrategia de comunicación con el objetivo de que todo el personal quede involucrado en el proceso
• Realizar una revisión de la estructura documental y de los documentos que se han generado para cada proceso

La implantación está sometida a un seguimiento. El objetivo fundamental de esto es llevar a cabo una evaluación de la eficacia del proyecto de integración definido. Y así, en el supuesto que lo requiera, proponer las posibles acciones correctivas para resolver un posible incumplimiento.

 

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