Plan de integración

Para facilitar la labor de las auditorías, gestionar los procedimientos y mantener en aumento el rendimiento de los sistemas según ISO, nos encontramos con la posibilidad de integrar todas las normas lo máximo posible, para esto es necesario realizar un plan de integración, añadiendo un factor en la reducción de costes.

Se ve claramente que la norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 comparten una estructura muy similar, en todas ellas se busca el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar y Actuar) o de mejora continua, con esto podemos estar hablando de que la integración se realice gracias a un plan de integración que puede ser fácilmente realizable.

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La implementación de un plan de integración nos ayuda a simplificar la gestión de los sistemas de tal forma que podemos evitar tener documentación duplicada optimizando los recursos de los que disponga la organización. El plan de integración puede ser un proceso algo costoso pero nos daremos cuenta que en un plazo razonable el esfuerzo realizado ha valido la pena y veremos cómo trabajar con un sistema de gestión integrado produce mayores beneficios.

Durante el desarrollo del plan de integración se utilizará el ciclo PHVA, es necesario para comprobar que los resultados obtenidos son fiables, buscando en todo momento la mejora continua del sistema de gestión integrado. Es necesario que nos paremos a contemplar las posibles interrogantes como el alcance del sistema, sus verdades necesidad y el riesgo que supone implementar un modelo de este tipo. Es necesario comenzar con este trabajo de integración para recuperar todos los procedimientos de cada uno de los diferentes sistemas, una vez que se tengan las políticas, manuales y procedimientos, en los que en muchas ocasiones nos encontramos que están obsoletos, con ellos podemos realizar una agrupación por afinidad de procesos, por esto el plan de integración trabaja por procesos y depende del estado de madurez de estos se plantean 3 posibles métodos de implementación: básico, avanzado y experto.

Podemos identificar diferentes procesos comunes a los 3 sistemas, pero a su vez puede ofrecer la posibilidad de establecerlos en dos sistemas y que uno se quede fuera, y que existan ciertos procesos específicos de cada sistemas. Con las siguientes directrices ayudamos a encontrar los procesos que están compartidos:

• Compartidos por tres sistemas: revisión de la dirección, control de documentos y registros, gestión de proveedores, control en la recepción de materias primas, control de procesos, control de equipos de medición y ensayo, gestión de las “no conformidades”, establecer las acciones correctoras y preventivas, modificar los procesos o productos, desarrollar los planes de control, desarrollar las instrucciones de trabajo, conservar y entregar los materiales, auditorías de gestión de los recursos humanos, etc.
• Entre ISO 14001 y OHSAS 18001: es necesario homologar procesos industriales peligrosos, cumplir con la legislación vigente de todos los niveles, realizar un control operacional, realizar un control de personal externo a la organización y establecer los planes de emergencia.

• Específicos ISO 9001 “Sistema de Gestión de Calidad”: modificaciones del diseño del proceso o producto, revisiones de ofertas y contratos, gestión comercial y servicio posventa.
• Específicos ISO 14001 “Sistema de Gestión Ambiental”: se identifica y evalúan todos los aspectos ambientales, la gestión de residuos y la comunicación externa.
• Específicos OHSAS 18001 “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”: es la homologación de los puestos de trabajo, la investigación de accidentes, incidentes y riesgos, la gestión de los equipos de protección individual y la vigilancia de la salud.

En diferentes ocasiones nos podemos encontrar ante la posibilidad de una integración parcial de los sistemas, es decir, que no exista un persona que se encargue sino que existan varias, entonces estamos hablando a nivel de empleados par puede ocurrir algo parecido a nivel de procedimientos, se nos puede plantar la circunstancia de que no todos los procedimientos se encuentren integrados, como bien hemos dicho depende mucho del estado de madurez de los procesos dentro de la empresa y de la conveniencia de la misma.

Optar por un plan de integración no es siempre la mejora opción, aunque sí es muy valorable la posibilidad de que exista una personal al frente de mantener un control en la documentación del sistema, por esto la responsable directa de conocer el estado de cada uno de los sistemas y centralizar los documentos desde las diferentes áreas, este modelo puede cambiar, esa misma persona sea quien gestione y suministre los procedimientos, en este caso sería una integración total.

Cuando se desarrolla el proyecto de esta envergadura si es importante que exista continuidad que la persona al mando y el sponsor tenga la involucración necesaria para que se siga apostando por este modelo ya sea total o parcial la integración. Y como es evidente este tipo de integración que se puede aplicar al resto de sistemas ya sea el caso de las diferentes normas, siempre y cuando exista una necesidad detectada.

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La plataforma tecnológica ISOTools Excellence permite a las distintas organizaciones y empresas gracias a su herramienta, integrar sus Sistemas de Gestión de manera automatizada, consiguiendo que sean más eficientes y eficaces y resolviendo muchos de los problemas asociados a la gestión manual, facilitando la consecución de las distintas mejoras en la gestión diaria y, por tanto, en los resultados que obtienen.

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