Sistemas integrados de gestión

Muchas empresas implantan sistemas integrados de gestión en seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y calidad como parte de su estrategia de gestión para adaptarse a los cambios legislativos. Los sistemas integrados de gestión fomenta que los entornos de trabajo sean seguros y saludables, ya que ofrecen un marco que permite que la empresa identifique o controle todos los riesgos, reduzca la probabilidad de accidentes, apoye el cumplimiento de la legislación, reduzca la contaminación, cree una cultura de cuidado y mejore el rendimiento en general.

Las claves para implementar los sistemas integrados de gestión en las organizaciones se enmarcan en los siguientes conceptos:

• Planificar, identificar, evaluar y controlar los riesgos y los aspectos ambientales.
• Programa de gestión de seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y calidad.
• Estructura y responsabilidad.
• Formación, concienciación y competencia.
• Consultoría y comunicación.
• Control de funcionamiento.
• Preparar la respuesta ante emergencias.
• Medición, supervisión y mejora del rendimiento.
• Cumplir con los requisitos legales.

 

 

Utilizaremos esta estructura de gestión para implementar los requisitos de los sistemas integrados de gestión. Para ampliar información puede leer ¿Qué son los sistemas de gestión integrados?

Podemos determinar algunos de los pasos a seguir:

Etapa de pre-implementación:

• Identificar a los responsables del equipo de implementación
• Establecer los recursos necesarios
• Apoyar y generar compromiso por parte de la gerencia
• Capacitar al equipo de implementación
• Comunicar a la organización la implementación

Etapa de implantación:

• Desarrollar la carta Gantt
• Realizar reuniones con el equipo implementador
• Llevar a cabo las reuniones de área de trabajo
• Generar e implementar los documentos
• Capacitar a las áreas de trabajo
• Realizar reuniones con la gerencia de avance de implantación
• Auditoría internas

Política integrada de gestión

La política de los sistemas integrados de gestión en la empresa junto a los compromisos de anteriormente mencionados, cumple con todos los requisitos de las normas. Contiene el compromiso de la mejora continua y el cumplimiento responsable de la legislación, ésta deberá ser comunicada e internalizada por el personal de la empresa además, de difundirla a las partes interesadas.

Los principios incluyen la preservación de la integridad de las personas y los bienes dentro de la mejora de las condiciones de trabajo, aumentando la calidad de vida de los empleados, contratistas y partes interesadas.

Peligros, riesgos y aspectos ambientales

La empresa debe identificar los peligros que se encuentran asociados al desarrollo de los procesos, productos y servicios según lo establecido en los procedimientos.

La identificación de los aspectos y los peligros se lleva a cabo sobre las actividades que se realizan por tareas unitarias, por sectores, teniendo en cuenta todas las actividades rutinarias y no rutinarias, tanto al personal, visitas, proveedores y contratistas que prestan servicios a la empresa.

Se clasifican todos los aspectos ambientales y riesgos en diferentes categorías con criterios asociados a cada uno, que permiten establecer si es posible realizar el inicio o bien es necesario realizar controles especiales que minimicen su relevancia y aseguren la protección del medio ambiente, las personas o los bienes. Los aspectos ambientales, los riesgos y la calidad son considerados para establecer los objetivos, las metas y el control operativo. Además, en el procedimiento se establece un plan de control de riesgo para las diferentes categorías.

Objetivos, metas y programas

Las empresas deben establecer de forma anual todos sus objetivos según lo que establecen los sistemas integrados de gestión.

Los sistemas integrados de gestión se componen de un conjunto de objetivos y metas, con la correspondiente asignación de las responsabilidades, estableciendo los plazos de inicio y de finalización. Los indicadores son revisados de forma manual durante la revisión por la dirección correspondiente para su adecuación a las nuevas circunstancias que atraviese el negocio.

Las áreas tienen que establecer todos los objetivos y metas que se derivan del programa integrado.

El formato para el registro se establece mediante un procedimiento. Los objetivos deben ser viables y las metas cuantificables, se asignan responsables y plazos de ejecución que permitan la verificación de los compromisos asumidos durante la implantación del programa de auditorías internas. Para el establecimiento de objetivos y metas se considera:

• Nueva legislación promulgada
• Opciones y factibilidad tecnológica
• Peligros y riesgos intolerables
• Aspectos ambientales significativos
• Principios de la política integrada
• Reglamos e inquietudes de las partes interesadas

Hoy en día las organizaciones se encuentran con una serie de problemas a la hora de implementar los sistemas integrados de gestión. Queremos poner un ejemplo práctico, ya que de esta forma será mucho más fácil entender lo que le estamos comentando.

• La mayor parte del trabajo que lleva a cabo una organización en terreno suele ser difícil, y más aún si la gestión de los sistemas integrados de gestión se realiza mediante el envío de mails, y cumplimentando Excel.
• Normalmente la gestión de los sistemas integrados de gestión se centra en las oficinas principales, por lo que no todas las personas (aunque estén autorizadas) tendrán acceso a ella.
• Resulta complicado dar respuesta a los elevados requisitos y exigencias de los sistemas integrados de gestión en la organización.

Una manera de mejorar todo esto es utilizando una herramienta para automatizar los sistemas integrados de gestión. Los beneficios que genera la utilización del software como ISOTools serían los siguientes:

• Utilizar una herramienta que ofrece la posibilidad de trabajar de forma remota desde los distintos puntos de trabajo. De esta forma el personal que se encuentre involucrado en los sistemas integrados de gestión puede acceder a la información sin ningún tipo de problema independiente de la zona donde se encuentre.
• Permite la gestión de forma integrada de todos los sistemas de gestión que se encuentren implementados en la organización.
• Es una herramienta capaz de realizar una gestión de gran cantidad de documentos, además facilita la actualización de dichos documentos y todas las actividades que se encuentran asociadas a ellos.
• Podrá realizar una parametrización y adaptación de sus documentos, formatos, matrices de evaluación de riesgos y obtener buenos resultados.

 

Software para la integración

La Plataforma Tecnológica hace posible la integración de sistemas de gestión de un modo fácil y sencillo. ISOTools consigue mejoras en el manejo de la documentación, la comunicación y también logra reducir tiempos y costos.