ISO 9001

La nueva versión de la norma ISO 9001 muestra una nueva perspectiva sobre los documentos y los registros. Los requisitos para la documentación de los procesos para garantizar la entrega de resultados previstos se pueden acometer de forma distinta sin tantos procedimientos obligatorios como en la versión anterior. Uno de los elementos clave es el Plan de Calidad.

La importancia del Plan de Calidad

El objetivo del plan de calidad es el de demostrar como el Sistema de Gestión de la Calidad se puede aplicar eficientemente a un caso concreto, como por ejemplo cuando en la empresa tienen lugar procesos particularmente complejos o algunos procesos que requieren información adicional. Asimismo se utilizan para cumplir con los requisitos legales reglamentarios y los clientes para optimizar el uso de los recursos en el cumplimiento de los objetivos de calidad, para reducir el riesgo de disconformidades y otros objetivos. El atractivo del plan de calidad es que pueda comprender una gran cantidad de información sumamente relevante de forma sencilla y sistemática, además de ser útil para los procedimientos habituales.

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Creación de un Plan de Calidad

En primer lugar se debe definir lo que englobará el plan de calidad y esto va a depender de distintos factores:

• Los procesos y las características de calidad que son particulares en los casos concretos, por lo que deben incluirse.
• Los requisitos de los clientes y otras partes interesadas no siendo un caso particular, ya que es necesario para garantizar que se cumplen todos los requisitos para incluir distintos procesos.
• La medida en que el plan de calidad se apoya en el Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001 de forma documentada.

Cuando se ha determinado el alcance, ha de ser nombrada la persona responsable del plan de calidad. Dicho plan debe de ser desarrollado por las personas implicadas en el caso concreto, tanto dentro de la empresa como por parte externa. La ayuda puede ser decisiva en el proceso de creación del plan de calidad que verdaderamente cumpla las necesidades de la organización.

El modo en el que debe desarrollarse el plan de calidad no está establecido por la norma ISO 9001, sino que puede ser creado y utilizado cuando la organización crea que es apropiado. Esto implica que puede tener distintos elementos de entrada, como por ejemplo los requisitos del caso concreto, la evaluación de riesgos, los recursos necesarios, la información sobre las necesidades de otras partes interesadas que van a utilizar el plan de calidad, etc.

Elementos que contiene un Plan de Calidad

El plan de calidad tiene que describir cómo se llevarán a cabo cada una de las actividades esenciales, ya sea directamente o por referencia de apropiarse a los procedimientos documentados u otros documentos, como por ejemplo el plan del proyecto, las instrucciones de trabajo o las listas de control y las de aplicación informática. Cuando tenga lugar una desviación de los sistemas de gestión de la organización es muy importante que previamente ésta se haya justificado y autorizado.

Un plan de calidad es un documento o diferentes documentos que, conjuntamente, especifican la norma ISO 9001 de calidad, las prácticas, los recursos, las particularidades y la secuencia de las actividades pertinentes de un producto, servicio, proyecto o contrato. En los planes de calidad se deben detallar:

• Objetivos que se deben lograr.
• Pasos que se deben realizar en los procesos que componen la práctica de operaciones o procedimientos de la organización.
• Establece todas las responsabilidades, la autoridad y los recursos durante las distintas fases del proceso o proyecto.
• Concretos estándares documentados, prácticas, procedimientos e instrucciones que se aplicarán.
• Las pruebas adecuadas, las inspecciones, exámenes y auditorías programadas en las etapas apropiadas.
• Un procedimiento documentado para los cambios y las modificaciones de un plan de calidad que se mejora en el proceso.
• El sistema a utilizar para medir la consecución de objetivos de calidad.
• Otras acciones necesarias para alcanzar los objetivos de calidad.

La presentación del plan de calidad puede tener distintas formas, por ejemplo, una simple descripción textual, una matriz de documentos, un mapa de procesos, un diagrama de flujo de trabajo y un manual. Cualquiera puede presentarse en formato electrónico o impreso.

Si el plan de calidad se ha creado de forma correcta, se proporciona la información necesaria para llevar a cabo de manera eficiente todos los procesos de una forma más conveniente para los usuarios finales. Un buen plan de calidad pasa a formar parte de una visión general de las distintas tareas que se desarrollan dentro del proceso, de los documentos relacionados con las distintas actividades, de las personas responsables de las actividades, y así sucesivamente. Tener el documento puede reducir en gran medida el número de disconformidades dentro del proceso y evitar escribir largos procedimientos con demasiada información.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

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