ISO 14001: ¿Cómo realizar la auditoría de seguimiento?

ISO 14001

Cuando la empresa está certificada con la norma ISO 14001, se deberá demostrar cada cierto tiempo que el Sistema de Gestión Ambiental continúa cumpliendo con los requerimientos y trabaja por la mejora continua. Para comprobar esto se llevan a cabo las auditorías de seguimiento.

Las frecuencias con la que se llevan a cabo las visitas deben establecerse entre el auditor y el auditado, como regla general las auditorías de seguimiento se llevan a cabo cada 6 meses.

Si la organización quiere participar en las auditorías de vigilancia cada 6 meses, todos los requisitos no se revisan a la vez, sino que sólo se revisan los requisitos clave del Sistema de Gestión Ambiental como son:

Requisitos legales.
Los objetivos.
El programa de gestión ambiental.
Las acciones correctivas y preventivas.

En un periodo de 3 años, los elementos tienen que ser comprobados. Por lo que cada 3 años se debe llevar a cabo una auditoría completa de todo el Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001.

El auditor que lleva a cabo la auditoría de vigilancia y esta facilita que la empresa se asegure de que el Sistema de Gestión Ambiental cumpla con lo establecido en la norma ISO-14001 y las disposiciones que han sido planteadas.

Se tiene que establecer un trabajo de equipo, en la que participe el auditor de seguimiento y la empresa, por lo que será muy importante realizar bien la selección del auditor de seguimiento, ya que este debe cumplir con las necesidades de la empresa. Hay distintos factores que pueden ser considerados a la hora de seleccionar un registro, en el que se deben incluir:

La experiencia en la industria: el auditor de seguimiento tiene que estar familiarizado con los detalles de la empresa, tiene que incluir los requisitos de la legislación, conocer los procesos, categorizar los productos y la gestión de los recursos. La organización tiene que establecer el alcance del registro para que los auditores ofrezcan información detallada sobre todas las calificaciones que se han otorgado a los procesos de la organización y el alcance de registro.
Acreditación: la empresa tiene que verificar que el auditor de seguimiento está acreditado por una organización de acreditación. Como encontramos un enorme número de empresas que se encargan de acreditar los Sistemas de Gestión alrededor del mundo, la organización tiene que establecer cuál será la organización de acreditación que más se adecua a sus necesidades.
Experiencia de acreditación: los auditores de seguimiento obtienen experiencia con la norma ISO 9001 y después se debe amoldar a los requisitos que establece la norma ISO 14001. La organización debe conocer todos los detalles de la experiencia con la que cuenta el auditor referido a los Sistemas de Gestión Ambiental basado en ISO14001 y en otros casos mediante el Esquema de Gestión de Auditoría Ambiental de la Unión Europea (EMAS).
Referencias: la organización debe contar con suficiente referencias. Se puede solicitar información sobre cómo trabaja el auditor.
Cobertura mundial: depende del número de instalaciones y como se encuentren éstas en la empresa para que se plantee seleccionar una empresa auditora con presencia internacional. Muchas organizaciones internacionales exigen que el auditor de seguimiento esté familiarizado con todos los requisitos de la legislación nacional, además de conocer el idioma y la cultura. El auditor debe tener un equipo con el que facilitar la cobertura en las instalaciones que tenga la organización, disminuyendo los costes en viajes.
Calificaciones del auditor: las organizaciones dan a conocer las cualificaciones con las que cuenta el auditor, en la que se tienen que incluir la formación, la experiencia técnica y la experiencia en auditar Sistemas de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001.
Estructura comercial: la organización debe preguntar sobre la estructura comercial del auditor.
Costes de auditoría: aunque no sea el único criterio que se usa para seleccionar el auditor, la organización debe comparar costes. Además, la organización tiene que conseguir optimizar el rendimiento de los costes, como puede ser la logística, etc.

Además de todo esto, la empresa tiene que conocer que el auditor de seguimiento va a tener acceso a los documentos de su negocio y a las prácticas que realiza en sus operaciones, es por esto que será muy importante saber si el auditor mantiene los acuerdos de confidencialidad. El auditor de seguimiento tiene que ser capaz de añadir valor al Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001 de la organización. Muchos factores son secundarios, pero pueden ser imprescindibles a la hora de seleccionar un auditor u otro. Estos incluyen:

Certificación en ISO 9001: si el auditor de seguimiento tiene a su espaldas también implementación de Sistemas de Gestión de Calidad dará mucha más seguridad a la dirección de la empresa, ya que suele ser el sistema de gestión más habitual y suele implicarse en todo el proceso de planificación e implantación de los procesos de certificación.
Capacidad para combinar auditorías ISO: la empresa debe conocer si el auditor está en condiciones de conducir una auditoría ISO14001 durante toda la sesión de auditoría. El rendimiento afecta mucho a que el Sistema de Gestión Ambiental se implemente de forma eficaz.
Capacidad de trabajar con otros auditores: dependiendo de la estructura que tenga el Sistema de Gestión Ambiental y de la experiencia que tenga el auditor, puede ser bueno que trabajen dos auditores simultáneamente. Si la empresa quiere que se lleven a cabo dos auditoría durante la misma sesión, estos dos auditores deben ser capaces de trabajar juntos sin que esto suponga ningún problema. Para aumentar la eficacia de la implementación se puede contar con un equipo completo de auditores. Si esto se llega a decidir, será necesario que la empresa esté segura de que las responsabilidades y tareas de los auditores están bien definidas.

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