ISO 14001

Cuando la empresa se alinea al Sistema de Gestión Ambiental basado en los requisitos de la norma ISO 14001 tiene que contar con los registros. Los motivos por lo que se registran las auditorías dependen de cada empresa.

Se deben incluir todos los elementos que se puedan requerir en algún momento por los clientes de la organización, para conocer las ventajas del mercado y la validación de la organización que actúa sobre todas las disposiciones planteadas. Evaluar la eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestión Ambiental y además, tienen que identificar todas las oportunidades de mejora continua.

La auditoría de registro en el Sistema de Gestión Ambiental es un proceso de verificación de los objetivos necesarios para establecer si las empresas se ajustan a las planificaciones de la gestión ambiental.

Cuando la gerencia se decide por realizar un registro de auditoría será necesario que conozcan los procedimientos de la organización.

Cuando las auditorías del registro se centran en dos etapas, en las que está la auditoría inicial y la auditoría final.

La organización es la que tiene el poder de decidir si se elige la auditoría de evaluación previa. Todos los detalles de cada registro pueden variar según el auditor, aunque se pueden establecer detalles básicos que procedemos a definir.

Auditoría de evaluación previa

La auditoría de evaluación no es obligatoria y no se encuentra dentro del proceso de registro. A la hora de realizar la auditoría la persona encargada de establecer el registro realiza una pequeña auditoría de evaluación. Se tiene que realizar una auditoría previa en la que se establece:

• Una agenda.
• Una apertura de sesión.
• Visitas al lugar.
• Revisión de la documentación.
• Entrevistas a los empleados.
• Sesión de clausura.
• Informe de disconformidad.

La auditoría de evaluación, si se realiza bien, puede ofrecer mucha información del estado en el que se encuentra el Sistema de Gestión Ambiental.

La auditoría de evaluación no considera como parte del proceso de auditoría, porque a la organización no se le exige que tenga que tomar ninguna acción correctiva o preventiva de todas las disconformidades que se han detectado, la mayor parte de todas las empresas toman la decisión de corregir dichas no conformidades.

La persona encarga de realizar los registro debe olvidar todo lo que ha podido ver durante la estancia en la empresa, ya no se puede considerar parte del proceso cuando los auditores vuelvan a la empresa para llevar a cabo la auditoría final. No esta permitido que tengan prejuicios sobre la implementación del Sistema de Gestión Ambiental.

Durante la evaluación previa se genera la oportunidad de que los empleados puedan tener una experiencia de todo el proceso de auditoría mucho antes de que dé comienzo la auditoría de certificación.

Auditoría inicial

Durante la realización de la auditoría inicial, el auditor encargado de realizar el registro debe llevar a cabo una revisión de los documentos y evaluar el control de los elementos que establece la norma ISO14001. Los trabajadores tiene un papel muy importante, pero los que tendrán el papel protagonista durante la auditoría serán los responsables del Sistema de Gestión Ambiental.

El principal propósito que persigue la auditoría inicial es la comprobación de que el SGA es adecuado según los requisitos que establece ISO-14001. Es por esto que se debe poner especial cuidado en la política ambiental y se tiene que apoyar a la empresa a la hora de identificar todos los aspectos ambientales significativos, ajustar los objetivos que se quieren conseguir y las metas, además de realizar una revisión por parte de la dirección cada cierto tiempo.

Las no conformidades detectadas durante la auditoría inicial se deben solventar antes de 90 días o antes de que comience la auditoría final.

Auditoría final

El objetivo que persigue la auditoría final es conocer si el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra perfectamente implantado y se mantiene de una forma correcta. El Sistema de Gestión Ambiental tiene que ser comprobado cada cierto tiempo.

A lo largo de la auditoría final se debe revisar de forma completa todos los procedimientos que fueron vistos en la auditoría inicial y se tienen que revisar todas las no conformidades encontradas durante la primera auditoria. Es por todo esto que se tienen que establecer los programas de gestión ambiental, el control de operaciones, las medias y la monitorización de los documentos del Sistema de Gestión Ambiental. Se deben realizar muchas entrevistar personales a los empleados de la organización.

Durante la auditoría inicial, todas las no conformidades detectadas han debido ser solventadas y una vez resueltas, el auditor jefe puede recomendar a la empresa que realice el registro.

La persona que se encuentra a cargo del Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001 es la encargada de revisar toda la información facilitada por el auditor jefe, en los que podemos encontrar el alcance de la auditoría, las notas del auditor, las disconformidades y la finalización de éstas.

Cuando se compruebe que todas las no conformidades se han resuelto, el auditor emitirá un certificado de registro para la norma ISO14001. En este certificado se incluye el nombre de la empresa, el nombre del auditor, el alcance de las operaciones realizadas por la organización, la fecha y el cuerpo acreditador.

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