ISO 14001

Durante la lectura de este post hablaremos en profundidad sobre la importancia que le da la norma ISO 14001 a la comunicación, tanto interna entre los distintos niveles de la organización como la externa entre las partes interesadas (clientes, empresas asociadas, administración, etc.) y a los diferentes documentos requeridos por dicho sistema.

Comunicación

De acuerdo con la comunicación interna de la empresa nos podemos hacer las siguientes preguntas:

• ¿Es frecuente que dentro de la propia organización exista una buena comunicación sobre los temas ambientales?
• ¿Se da información sobre todos los incidentes o cualquier otro problema?

Lo deseable sería que la respuesta a todas estas preguntas fuera afirmativa.

El medio ambiente es un factor que no solo afecta dentro de las organizaciones ya que fuera de ésta existe un gran interés por saber lo que está pasando y cuáles son los riesgos principales a los que se enfrentan. Además, las organizaciones deben dar a conocer las medidas que han puesto en marcha para evitarlos.

Lo que realmente nos tiene que quedar claro es la importancia que tiene la comunicación ambiental y que éste debe formar parte del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001.

En el siguiente esquema se puede ver con mayor facilidad cierto requisito:

En todos los casos, la comunicación referente al medio ambiente tiene que ser:

• Fácilmente entendible por la persona que la va a recibir.
• La información debe ser veraz y verificable en cualquier momento.
• Tiene que tener dos direcciones (emisor-receptor-receptor-emisor)
• Debe presentarse de forma consistente y regular.
• Emitirse por los canales destinados para este fin.

Los puntos obligatorios con los que nos encontramos son los siguientes:

El procedimiento de comunicación ambiental debe incluir:

• La comunicación interna entre las distintas funciones y niveles.
• El modo en el que se recibe, se documenta y se responde a las reclamaciones externas destacables.

Es importante estimar la posibilidad de llevar a cabo comunicaciones externas que tengan carácter ambiental, de un modo mucho más amplio y registrar dicha decisión.

Igualmente, podemos ofrecer unas recomendaciones básicas que, puestas en práctica, facilitan bastante el trabajo:

• Es importante fortalecer todos los canales existentes de comunicación interna, como pueden ser los tablones, los boletines internos, etc.
• Elaborar un registro donde se incluyan todas las reclamaciones ambientales.
• Incluir pautas a seguir durante las comunicaciones extraordinarias como parte de los Planes de Emergencia.
• Necesidad de activar las comunicaciones externas en la medida que vaya madurando el Sistema de Gestión Ambiental fundamentado en la ISO14001.
• Se deben hacer uso de las posibilidades que ofrece internet para reactivar la comunicación externa.

Documentación

Los documentos escritos son un medio que permite que las actividades que se tengan que desarrollar se hagan de manera consistente desde dentro y fuera de la organización.

Si en la entidad existe un grado apropiado de documentos, la actuación ambiental no dependerá de grandes especialistas, sino que existirá un modo de hacer que las cosas sean llevadas a cabo por todos los empleados de la empresa, ya que podrán disponer del documento en el mismo lugar donde se realizan las actividades.

El hecho de llenar de documentos y papeles innecesarios las estanterías es perjudicial para la empresa. Para poder determinar cuál es el nivel de documentación apropiado del Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001 hay que tener en cuenta las consideraciones sobre el tamaño de la empresa y la complejidad de todas sus actividades.

La empresa necesita de una base documental para iniciar el Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001. Este hecho no supone que la empresa deba cambiar drásticamente su forma de trabajar. La organización tiene que elaborar la información de una forma concisa y clara lo que hace respecto a la gestión ambiental, es decir, las actividades que realizan, etc. y posteriormente deben actuar tal y como lo han descrito. Las organizaciones que no operan aún con los criterios ambientales correctos deben realizar un esfuerzo de adaptación antes de documentar dichas prácticas.

La norma ISO 14001 se adapta a las nuevas tecnologías de la información ya que nos dice que la información se puede almacenar tanto en soporte informático como en papel.

Los documentos de un Sistema de Gestión Ambiental mantienen una estructura en tres niveles en forma de pirámide. Se recomienda que la base documental continúe la misma estructura del Sistema de Gestión Ambiental, aunque no es obligatorio. La estructura que sigue es:

• Nivel 1: Manual de Gestión Ambiental
• Nivel 2: Procedimientos
• Nivel 3: Instrucciones de trabajo, formularios y otros documentos

En ocasiones,  se considera un 4º nivel: los registros ambientales.

El estándar ISO14001 exige que la organización cuente con un nivel suficiente de documentación como para poder describir el funcionamiento básico del Sistema de Gestión Ambiental generando información sobre otros documentos relacionados.

Además se requiere la creación de un manual de gestión ambiental.

Los procedimientos son documentos en los que se describen los procesos de las actividades y generan información más completa sobre el Sistema de Gestión Ambiental, además de las responsabilidades y las funciones.

El estándar ISO-14001 es mucho menos exigente que la norma ISO 9001 en cuanto a necesidad de disponer de procedimientos escritos del Sistema de Gestión Ambiental.

Hay veces que basta con poder demostrar ante el auditor, con evidencias, que el procedimiento se encuentre adaptado, implantado y actualizado. Cada procedimiento debe quedar resumido en forma de un capítulo del Manual, o bien se debe hacer referencia desde el propio Manual a otro procedimiento, por ejemplo, del Sistema de Gestión de Calidad.

Es poco práctico que todos los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental según la ISO 14001 estén unidos en un documento, ya que la distribución de los procedimientos debe estar restringida a cada zona de uso indispensable.

Las instrucciones técnicas son documentos en los que se refleja una información mucho más detallada sobre cómo realizar una determinada actividad. También entra en este nivel las fórmulas, las especificaciones técnicas, los planos, impresos del Sistema de Gestión Ambiental. Una sola página suele ser su formato.

En la práctica existen muy pocas instrucciones exclusivas del Sistema de Gestión Ambiental.