SGA

A lo largo de este artículo hablaremos sobre la importancia que le da la norma ISO14001 a la comunicación, tanto interna entre los distintos niveles de la organización como la externa entre las partes interesadas (clientes, empresas asociadas, administración, etc.) y a los distintos documentos requeridos por este sistema.

Comunicación

Nos podemos hacer las siguientes preguntas en cuanto a la comunicación interna de la entidad:

• ¿Es frecuente que en el seno de la propia organización haya una buena comunicación sobre los temas ambientales?
• ¿Se da información acerca de todos los incidentes o cualquier otro problema? Etc.

Lo preferible sería que la respuesta a todas estas cuestiones fuera afirmativa.

El medio ambiente no solamente afecta al interior de las organizaciones, ya que de puertas para fuera de la entidad hay un gran interés por conocer lo que está ocurriendo y cuáles son los riesgos principales a los que se enfrentan, así como dar a conocer las medidas que han puesto en marcha para eludirlos.

Por lo cual, nos queda claro la gran importancia que tiene la comunicación ambiental y que éste debe formar parte del Sistema de Gestión Ambiental fundamentado en la norma ISO 14001.

A continuación podemos ver con mayor facilidad cierto requisito:

En cualquier caso la comunicación referente al medio ambiente tiene que ser:

• Tiene que ser bidireccional.
• Debe ser presentada de manera consistente y regular.
• Tiene que emitirse por los canales destinados para este fin.
• Comprensible por la persona que la va a recibir.
• La información debe ser veraz y verificable en todo momento.

Los puntos obligatorios con los que nos encontramos lo exponemos a continuación.

El procedimiento de comunicación ambiental tiene que incluir:

• La comunicación interna entre los distintos niveles y funciones
• La manera en la que se recibe, se documenta y se responde a las reclamaciones externas importantes.

Se tiene que valorar la posibilidad de efectuar comunicaciones externas que tengan carácter ambiental, de manera mucho más extensa y registrar dicha decisión.

Además, podemos llevar a cabo unas recomendaciones básicas, que llevadas a la práctica posibilitan en gran medida el trabajo:

• Se tienen que utilizar las posibilidades que ofrece internet para reactivar la comunicación externa.
• Se debe elaborar un registro donde se agrupen todas las reclamaciones ambientales.
• Hay que potenciar la totalidad de los canales existentes de comunicación interna, como pueden ser los tablones, los boletines internos, etc.
• Se deben incluir pautas a seguir durante las comunicaciones extraordinarias como parte de los Planes de Emergencia.
• Se tienen que activar las comunicaciones externas a medida que vaya madurando el Sistema de Gestión Ambiental.

Documentación

Los documentos escritos son un medio que posibilita que las actividades que se tengan que realizar se hagan de manera consistente desde dentro y fuera de la entidad.

Si en la empresa hay un nivel apropiado de documentos, la actuación ambiental no dependerá de grandes especialistas, sino que habrá una manera de hacer que las cosas sean llevadas a cabo por todos los empleados de la empresa, ya que podrán disponer del documento en el mismo lugar donde se realizan las actividades.

Aunque llenar las estanterías de documentos y de papeles que no son necesarios es perjudicial para la empresa. Para poder establecer cuál es el nivel de documentación apropiado del SGA hay que tener en cuenta las consideraciones acerca del tamaño de la empresa ay la complejidad de todas sus actividades.

La entidad necesita de una base documental para comenzar con el Sistema de Gestión Medioambiental basado en la norma ISO 14001. Esto no indica que la empresa tenga que modificar radicalmente su manera de trabajar. La empresa tendrá que redactar de una manera clara y concisa lo que hace respecto a la gestión ambiental, esto es, las actividades que llevan a cabo, etc. y más tarde tendrán que actuar tal y como han detallado. Las organizaciones que no operan aún con los criterios ambientales correctos tienen que realizar un esfuerzo de adaptación antes de documentar estas prácticas.

La norma ISO-14001 se adapta a las tecnologías nuevas de la información, ya que nos dice que la documentación se puede almacenar tanto en soporte informáticos como en papel.

Los documentos de un SGMA siguen una estructura en tres niveles en forma piramidal. Se recomienda que la base documental siga la misma estructura del Sistema de Gestión Medioambiental, aunque no se considera obligatorio. La estructura que se sigue es:

Nivel 1: Manual de Gestión Ambiental

Nivel 2: Procedimientos

Nivel 3: Instrucciones de trabajo, formularios y otros documentos

Hay veces que suele considerarse un 4º nivel: los registros ambientales.

La norma ISO 14001 exige que la organización disponga de un nivel suficiente de documentación como para poder detallar el funcionamiento básico del Sistema de Gestión Ambiental aportando información acerca de otros documentos relacionados.

También se requiere la creación de un manual de gestión ambiental.

Los procedimientos son documentos en los cuales se describen los procesos de las actividades y generan información más completa acerca del SGA, además de las responsabilidades y funciones.

La norma ISO-14001 es menos exigente que la norma ISO 9001 en cuanto a necesidad de disponer de procedimientos escritos del Sistema de Gestión Ambiental.

En ocasiones basta con poder demostrar ante el auditor, con evidencias, que el procedimiento se encuentra implementado y actualizado. Cada procedimiento tiene que quedar resumido en forma de un capítulo del Manual, o bien se tiene que hacer referencia desde el propio Manual a otro procedimiento, por ejemplo del Sistema de gestión de Calidad.

Es poco práctico que todos los procedimientos del Sistema de Gestión Medioambiental ISO14001 estén unidos en un documento, por lo que la distribución de los procedimientos tiene que estar restringida a cada una de las zonas de uso indispensable.

Las instrucciones técnicas son documentos en los que se refleja una información mucho más detallada sobre cómo llevar a cabo una determinada actividad. También entra en este nivel los planos, las fórmulas, las especificaciones técnicas, impresos del SGA. Suelen tener formato de una sola página.

En la práctica hay muy pocas instrucciones exclusivas del Sistema de Gestión Medioambiental.