Sistema de Gestión Ambiental

Los procedimientos que corresponden al Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001, establece como debe ser implantado. El error más típico del Sistemas de Gestión Ambiental es pensar que los procedimientos establecen como se deben realizar las cosas, pero la realidad es que quien está encargado de eso son las instrucciones de trabajo. Los procedimientos establecen lo que se debe hacer, por qué, cuándo, dónde y quien debe llevarlo a cabo.

Se puede poner un ejemplo de todo esto para que quede mucho más claro, la calibración de los equipos:

• ¿Qué?

Se deben definir los pasos que se tienen que seguir:

1. Se identifican todos los equipos que necesitan calibración.
2. Hay que evitar al departamento de comprobación.
3. Se deben anotar e identificar los datos.
4. Se calibra y se registran los datos.
5. Se devuelven.
6. Se reintegra su utilización.

Los procedimientos no establecen cómo se debe realizar cada uno de los pasos que hemos nombrado, es por esto que se debe realizar un instructivo de trabajo totalmente independiente en el que se explica cómo realizar los pasos.

• ¿Por qué?

Es fundamental conocer el objetivo que se persigue con el procedimiento, esto garantiza que los equipos de medición, inspección y ensayo son utilizados durante la producción de las actividades que generan un gran impacto ambiental significativo, por lo que se calibran y gradúan manteniendo la precisión necesaria.

• ¿Cuándo?

Se proponen diferentes condiciones que se pueden poner en práctica en todo el procedimiento. La información que ofrece está basada en el tiempo y en los acontecimientos.

• ¿Dónde?

Se identifican las ubicaciones que están afectan a los procedimientos, como puede ser en los equipos de ensayo utilizados para establecer actividades reguladas por los permisos de explotación, las actividades de fabricación y el montaje que genera impactos ambientales significativos.

• ¿Quién?

La identificación de todas las funciones plantean responsables en cada procedimiento, como puede ser:

1. Identificar los equipos que tengan que ser calibrados.
2. Enviar los resultados a los diferentes departamentos que se encargan de  comprobar dichos datos.
3. Anotar e identificar la comprobación por parte de los departamentos.
4. Calibrar y registrar los datos.
5. Devolver los fallos que se registren.
6. Reintegrar el uso, se realiza por parte del fabricante.

Los procedimientos del SGA son interdepartamentales, es por esto que son considerados como procedimientos generales. Se deben identificar todas las actividades que llevan a cabo los departamentos de la empresa.

1. Devolver fallos, esto lo lleva el departamento de comprobación.
2. Intentar de nuevo la solución, se realiza por el departamento de fabricación.

Instrucciones

Las instrucciones generan información detallada de cómo realizar las diferentes tareas de la empresa. Es por esto que los procedimientos, que son generales y explican las interacciones que existen entre los distintos departamentos funcionales, las instrucciones específicas y describir como se realizan las tareas individuales.

Es muy importante que los usuarios sepan interpretar las instrucciones. Las instrucciones escritas en un nivel de lectura avanzado puede que no sean comprendidas por los empleados, aunque lo comprenderán cuando sean capaces de entender todas las palabras utilizadas. Es muy bueno introducir simbología sencilla e intuitiva, así como representaciones gráfica, ya que son mucho más fáciles de entender.

Las instrucciones operativas suelen incluir esta información:

• Encabezado: está toda la información que exige la ISO 14001 dentro del apartado “Control de la documentación”.
• Equipos necesarios: genera una lista con todos los equipos que existen en la organización y son necesarios para realizar las tareas diarias.
• Medidas de seguridad: se advierten todos los peligros y se detallan las medidas de seguridad.
• Pasos: se tiene que explicar los pasos de forma secuencial y con los detalles suficientes como para poder garantizar a los trabajadores que usan el instructivo para una tarea muy determinada.
• Diagrama de flujo: se establece un gráfico para visualizar de una forma muy sencilla todos los pasos.

Registros

Los registros se adoptan de muchas formas, en las que se pueden establecer tablas, planos, informes y gráficos. Los procedimientos y los instructivos de trabajo generan ciertos requisitos específicos que tienen relación con las actividades descritas anteriormente.

Los registros del Sistema de Gestión Ambiental están controlados por los requisitos que establece la norma ISO 14001. Se debe generar un procedimiento que sirva para identificar, acceder, almacenar, recoger, conservar y eliminar.

El Sistema de Gestión Ambiental se encuentra muy documentado,  ya que está diseñado para facilitar a las organizaciones que lleven a cabo los procesos que establece la norma ISO 14001.

El enfoque que podemos utilizar a la hora de realizar la documentación del Sistema de Gestión Ambiental empieza por evaluar todo lo que se hace en la organización. Por lo que sólo el hecho de que se utilicen procesos y prácticas no será necesario que sean eficaces por naturaleza. Se deben mejorar los procedimientos continuamente, incluso se deben eliminar las repeticiones y los que incluyan actividades que no supongan ningún valor añadido. Cuando todo se ha mejorado, los procedimientos desarrollan las instrucciones complementarias. Cuando se ha llevadoma cabo todo esto, la organización puede realizar un manual del Sistema de Gestión Ambiental.

Software para ISO 14001

El Software ISOTools Excellence para ISO 14001 presenta diferentes aplicaciones que ayudan a las organizaciones a poder mejorar sus Sistemas de Gestión Ambiental. Si nos basamos en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) y partiendo de una eficaz gestión de los aspectos e impactos ambientales, el Software ISOTools se encuentra diseñado para controlar de forma fácil y efectiva el manejo de la documentación, el control de la legislación vigente y el consumo de recursos.