ISO 9001

Cuando hablamos de metodologías de análisis GAP nos referimos a aquellas que se basan en la identificación de diferencias reales que se dan entre un elemento en la actualidad y como se desea. Es un modo de indicarnos qué esfuerzo es necesario para lograr desde el punto de partida, alcanzar el estado esperado.

Este tipo de metodología se puede aplicar a cualquier sistema de gestión como es el de calidad que se basa en la norma ISO 9001. Gracias a las metodologías de análisis GAP, las organizaciones ven facilitada la tarea de responder ante situaciones concretas como puede ser a adaptación de la norma de referencia o en los preparativos de la auditoría externa o interna.

La metodología de análisis GAP colabora a la alta dirección durante la toma de decisiones ya que ayuda en la definición de prioridades y en la gestión de recursos.

El análisis GAP relacionado con la ISO 9001 2015, está encaminado específicamente al proceso de transición a la nueva versión. Esta metodología también apoya a las organizaciones que van a implementar por primera vez un Sistema de Gestión de la Calidad.

A continuación vamos a ver ejemplos sobre la metodología de análisis GAP aplicado a la ISO 9001 a través del software ISOTools.

Pongamos el caso de una organización que es de tamaño medio y que forma parte del sector servicios, como puede ser una consultora. Hay que aclarar que el tamaño de la organización, el número de empleados con el que cuente o la facturación anual que tenga, no son factores que afecten a hacer uso de esta metodología ya que como ocurre con la ISO 9001, estos factores no afectan.

Siguiendo con el ejemplo propuesto, la organización cuenta con la certificación ISO 9001 en su versión 2008 y es necesario que comience a trabajar en la transición ya que el certificado pierde su valor en marzo de 2016.

Es entonces cuando la organización opta por llevar a cabo un análisis GAP para descubrir que es lo que debe hacer cuales son las prioridades que deben seguir para evitar la pérdida del certificado ISO 9001.

Comienza por proceder con una evaluación en el nivel directivo o ejecutivo, teniendo en consideración la aplicación y el cumplimiento de los requisitos establecidos por la norma ISO 9001. Esta es la manera de realizar una autoevaluación para darse cuenta de las brechas existentes en su Sistema de Gestión de la Calidad o SGC.

Si recurrimos al punto 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas de la norma, la entidad valorará si ya se han determinado las partes interesadas y aquellos requisitos que son de importancia para el Sistema de Gestión de la Calidad o si es necesario llevar a cabo un seguimiento y revisión de la información que tiene carácter de importancia para dichas partes interesadas.

Con la nueva versión de ISO 9001 2015, es imposible que cumplan con los nuevos requisitos, ya que aunque trabajen de forma óptima el SGC, se trata de cambios novedosos.

Figura 1

La consultora continua realizando la autoevaluación, en este caso, del punto 4 y de parte del 5 de la ISO 9001 2015, finalmente detecta una serie de oportunidades que le va a permitir mejorar.

Al concluir con el proceso, obtenemos unos resultados que nos muestran en una primer momento el grado de cumplimiento de la organización y es ahí, cuando la organización se crea un pensamiento sobre cual es GAP actual y qué se debe hacer para logar el que se espera para marzo del año 2016.

Figura 2

Después de esto, la alta dirección aprueba la elaboración de un plan de actuación para realizar la transición hacia la nueva ISO 9001:2015, así la organización procede a realizar una evaluación detallada.

Con la evaluación detallada se hace un análisis de cada uno de los requisitos, para comprobar el nivel de cumplimiento. Si el nivel de cumplimiento no es el correcto, es necesario tener medidas vinculadas con cada uno.

Figura 3

Al finalizar la autoevaluación detallada y habiendo concluido con las prioridades de actuación, la consultora establecerá las medidas necesarias a implantar. Como ejemplo podemos mencionar, que para el punto 4.2 se determina que hay que identificar y evaluar las partes interesadas de la organización y además definir herramientas de comunicación para establecer los requisitos de aquellas que son de aplicación. Las medidas a realizar determinadas en el plan de acción,  van asociadas a fechas, responsables, recursos, etc.

Después del análisis interno, la compañía está preparada para la ejecución, ya que sabe lo que hacer, cuando hacerlo y cuál es el objetivo.

La metodología de Análisis GAP ISO 9001:2015 colabora con la organización a identificar las principales brechas, definirlas y establecer el plan de acción y desarrollarlo sin perder de vista las prioridades de la organización.