Auditor ISO 9001

Al implementar un Sistema de Gestión de Calidad los requisitos vienen establecidos por la norma ISO 9001. El organismo de certificación debe mandar un auditor ISO 9001 para llevar a cabo la auditoría de certificación y poder obtener el certificado en ISO 9001. Esta es la única manera que existe de reclamar el cumplimiento de la norma y obtener todos los beneficios que proviene de la publicidad que genera el Sistema de Gestión de Calidad.

El momento en que el auditor ISO 9001 realiza la auditoría puede generar cierto estado de nerviosismo en los trabajadores de la empresa, de forma especial si es la primera auditoría a la que se enfrenta. Incluso aquellos que se encuentran acostumbrados pueden estar nerviosos frente al auditor ISO 9001. Por este motivo, deben estar atentos a lo que pregunta cuando esté realizando la auditoría de certificación. Le recomendamos la siguiente lectura  ¿Cómo pasar de ISO 9001 versión 2008 a ISO 9001 2015?.

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Lo que le pedirá al auditor ISO 9001

Existen muchas maneras en la que el auditor ISO 9001 tratará de conseguir las respuestas a las preguntas, se incluye la revisión de los diferentes registros, la observación de los trabajadores, y la realización de una entrevista a los empleados. No es posible registrar todas las preguntas que se pueden planificar, es útil conocer las principales cuestiones que están tratando de responder y la forma en la que se puede consultar la información:

• Cada cláusula de la norma: se corresponde con la auditoría de documentación, es decir, cuando los auditores miran que los procedimientos documentados de la organización concuerdan con los requisitos que establece la norma ISO 9001 2015. Pueden existir diferentes procedimientos que no se encuentren documentados, por lo que los auditores deben averiguar cómo los procesos se llevan a cabo. Para ello el auditor ISO 9001 realizará las siguientes preguntas ¿Cómo se lleva a cabo el proceso?, etc. Esto suponer ofrecer la información necesaria para verificar que el proceso se realiza según los requisitos que establece la norma ISO 9001.
• Son procesos consistentes: algunas variaciones menores entre los operadores pueden ser aceptables, como el orden en el que se rellena el formulario y que los resultados obtenidos del proceso sean coherentes a la par que eficientes. Si tenemos tres trabajadores para conseguir una orden de compra y cada uno usa un conjunto de pasos para llevar a cabo la tarea, y los resultados de los procesos de compra son muy diferentes de tal forma que se pueden cometer errores, entonces se puede determinar que el proceso sea problemático.
• Se han revisado todos los procesos: una vez han sido revisados todos los procesos y procedimientos viendo que se encuentran en su lugar, los auditores externos deben asegurarse de que se ha realizado el trabajo necesario y comenzará el proceso de revisión del Sistema de Gestión de Calidad, esto se llama auditoría interna. El auditor ISO 9001 debe pedir el calendario de auditorías internas y las pruebas de que han sido realizadas dichas auditorías internas. Es necesario comprobar el registro de las mismas y los informes, asegurándose de que los resultados fueron emitidos, dirigidos y seguidos de forma correcta.

• Se deben ejecutar las acciones correctivas cuando sea necesario: deben hacer frente a todos los resultados que ofrezca la auditoría interna y las no conformidades, proporciona una acción correctiva.
• ¿Cómo se ha implementado el pensamiento basado en riesgo? Es un nuevo enfoque de la norma ISO 9001, esto es seguro de que sea un área interrogada por los auditores de certificación. Se ha comenzado a introducir el riesgo evaluando todas las áreas necesarias, como la aceptación y el diseño de los contratos.
• Completa la revisión del Sistema de Gestión de Calidad: la preocupación que existe por el auditor se centra en torno a la involucración de la alta dirección durante la revisión de los resultados que ofrece el Sistema de Gestión de Calidad con el fin de hacer frente a cualquier necesidad, como poner la asignación de los recursos para hacer frente a las deficiencias. Se espera que la revisión por la alta dirección pueda ser analizada y sea capaz de ofrecer los resultados de la revisión. Se tiene que asignar los recursos para llevar a cabo la revisión.
• ¿Cómo se ha preparado para la mejora? Uno de los principales focos del Sistema de Gestión de Calidad es la mejora continua, y esto debe estar previsto. Aunque puede que no tenga una gran cantidad de tareas a mejorar, los auditores esperan que tenga los planes.

Hacer más fácil el control de la empresa mediante la preparación de sus empleados

Es muy importante recordar que los auditores se encuentran verificando el cumplimiento, para comprobar que todo funcione correctamente. El auditor ISO 9001 sólo quiere que los empleados estén presentes duranet la auditoría para ofrecer la información requerida por el auditor. Al final, el auditor sólo debe ser capaz de demostrar que lo que está planificando se lleva a cabo.

Es normal sentirse nervioso ante lo desconocido, y esto es especialmente cierto en los empleados que piensan que pueden estar en problemas al dar la respuesta equivocada en una pregunta durante la auditoría que ni siquiera puede preparar. Los trabajadores deben saber que pueden preguntar los auditores y la información que desea conocer, así será mucho más fácil responder en el momento de la auditoría. Esta es la mejora preparación que se puede hacer.

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El Software ISOTools Excellence para ISO 9001 está preparado para dar respuesta a los requerimientos necesarios para realizar la transición ISO 9001:2015  de una forma sencilla y eficaz, lo que facilitará el trabajo a todas aquellas organizaciones que así lo deseen. Es una alternativa para mejorar la rentabilidad y eficacia de tu negocio.

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