Procesos

Para establecer una gestión basada en procesos en una empresa, se tiene que identificar los diferentes procesos que incluyen tres grandes bloques:

• Estratégicos
• Operativos
• Soporte

Se elabora el mapa de procesos que ayuda a identificar todas las relaciones de cada uno de ellos. ¿Quiere saber más? Puedes leer Identificación, definición y desarrollo del mapa de procesos.

 

Los procesos de una empresa se encuentran divididos en 3 grupos:

• Procesos estratégicos
• Procesos operativos
• Procesos de soporte

Se identifican los procesos más pequeños que forma cada grupo. La mejor forma para entenderlo es mediante el ejemplo:

Una organización que distribuya bebidas decide gestionar su empresa mediante procesos. Para esto, es necesario identificar todos los procesos en los que se divide la compañía para una gestión eficaz.

Mapa de procesos

Cuando todos los procesos de la empresa son conocidos, el siguiente paso es realizar un mapa de procesos. Este puede considerarse como una gran telaraña de procesos que están unidos entre sí.

Se trata de un diagrama que presenta la visión general de la estructura de la organización, donde se presentan todos los procesos que forman y sus principales relaciones. Para llevarlo a cabo se tienen que conocer todas las conexiones además de las entradas y salidas de cada proceso, se tiene en encuenta que la entrada tiene los objetivos marcados en relación al cliente y la salida de éste tiene que satisfacer las necesidades del cliente según los objetivos marcados.

Un mapa por procesos no es igual en todos los casos, sino que cada organización lo adapta a su estructura. Tiene que ser claros y concisos en cuanto a la información que supone cumplir con su finalidad. Todos los procesos tienen que constar en el mapa y deben de estar unidos a los procesos en detalle según los procesos pero sí que consten en los grupos de actividades que engloban.

Beneficios de los mapas de procesos

Es necesario empezar el mapeo de procesos en una organización generando muchas dudas sobre cómo implantarlo pero también sobre los beneficios que conlleva. Así es más importante determinar cuáles son las ventajas. Es necesario realizar este mapa de procesos, lo que supone definir los roles y las responsabilidades de cada persona dentro de la organización. En segundo lugar, se mejora el flujo de información entre las distintas funciones.

En tercer lugar, el hecho de tener unos objetivos definidos a todos los niveles propicia que los diferentes niveles dentro de la organización se encuentren alineados en la visión general de la empresa. También es importante destacar que con funciones y procesos orientados a una cadena de valor los objetivos que han sido definidos en todos los niveles se encuentran alineados a la visión de la empresa.

Debemos entender que con los mapas de procesos se consiguen indicadores clave de desempeño y sirve para identificar oportunidades importantes. En definitiva, con un mapa de procesos se consigue alinear visiones de la organización, siendo los puntos clave necesarios para conseguir que una empresa sea competitiva.

Mapa de procesos: definición de los procesos según tipologías

Se pueden identificar 3 tipos de proceso en cualquier compañía o empresa. La definición de los correspondientes mapas de procesos deben adaptarse a las peculiaridades que reviste cada caso:

• Procesos estratégicos: la definición corresponde a los cargos de dirección y gerencia, además atiende a los procesos que se encuentran en la estrategia que condicionan la definición y la consideración de los demás procesos y actividades que deben ofrecer un soporte para la toma de decisiones acertadas, fortalecer la operativa del negocio y contribuir a mejorar la perspectiva del cliente.
• Procesos clave: existe una relación de la compañía o la empresa con sus clientes y usuarios, persiguiendo como fin principal la satisfacción de las necesidades. En este tipo de proceso encontramos las implicaciones en diseño, la planificación y la supervisión de la estrategia comercial, de las cadenas de suministros y los proyectos logísticos. El desarrollo y la definición del mapa de proceso para esta tipología que se debe realizar de una forma especial, identificando cada proceso en el punto final del recorrido.
• Procesos complementarios: también llamados procesos de apoyo, complementan a los procesos definidos antes. Aunque sean procesos menores se debe ofrecer un punto de vista estratégico y corporativo, condicionando enormemente el desempeño de procesos superiores y determinando el éxito o el fracaso. Las actividades y los procesos se encuentran relacionados con el abastecimiento de materias primas, con las herramientas, aplicaciones y equipos informáticos o con la formación del personal.

La definición de un mapa de procesos de una organización termina con la elaboración de una ficha por cada proceso identificado, el establecimiento de unos indicadores de desempeño que permitan monitorizarlo y evaluarlo, además del diagrama que lo sitúa en el lugar que le corresponde según la importancia, pero específicos y relevancia estratégica dentro del entramado corporativo general.

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